Архивация и уничтожение документов

Архивация документов — это необходимая процедура в соответствии с законодательством. Первичная документация должна храниться определенный срок. Она необходима для внутренней работы предприятия и для контролирующих органов при проверке. В крупных компаниях такой документации может быть такое количество, что хранить ее в офисе компании будет нецелесообразно, тем более если она неупорядочена, найти необходимый документ будет очень сложно. Помимо хранения необходимо периодически фильтровать пакет документов, например, ту часть документации, срок хранения которой уже истек можно отдавать на уничтожение.

Услуги архивации документов

Компания «Юрпомощь Регион» обеспечит удобное и надежное хранение Вашей первичной документации. Услуга архивации и хранения документов - одна из наиболее востребованных бухгалтерских услуг на сегодняшний день. Сотрудники нашей компании предложат Вам индивидуальный способ архивации, при котором найти какой-либо документ абсолютно не составит труда. Специальная система, разработанная для этой цели позволяет хорошо ориентироваться среди огромного количества папок и документов в архиве. На первый план будут выделены те документы, которые участвуют непосредственно в делопроизводстве компании и к которым часто обращаются. Вся документация будет описана в удобном порядке и переплетена, те материалы, к которым не обращаются, но срок хранения еще не истек будут систематизированы в специальные фонды. Справка с перечнем документооборота разработана для максимального удобства использования и быстрого поиска. Профессиональная работа по переплету и расстановки сделает обстановку в архиве эргономичной и эстетической внешне.

Архивация документации постоянного срока хранения

Документация разделяется по срокам хранения — есть документы постоянного срока хранения и определенного в зависимости от назначения документа. Одним из направлений деятельности компании «Юрпомощь Регион» является архивация документации постоянного срока хранения. Как правило, неограниченный срок хранения имеют документы относящиеся к государственным службам, в том числе и контролирующим органам. Подлежат обязательному хранению только оригиналы документов, при этом копии, черновые экземпляры, документы — дубликаты можно и даже необходимо для сохранности свободного места уничтожить. При подготовке документов к уничтожению одновременно следует подготовить и те документы, срок которых истекает, обычно он составляет до десяти лет. К каждой группе документов создается специально разработанная номенклатура, использование которой упрощает поиск. Огромный опыт работы по архивированию документов позволяет нашей организации выполнять качество и оперативно поставленные задачи. Кроме коммерческих организаций среди наших постоянных клиентов являются государственные организации и органы управления.

Архивирование кадровой документации

Еще одним видом деятельности является архивирование кадровой документации. Документы по кадрам — это важные материалы, которые постоянно участвуют в делопроизводстве предприятия, не зависимо от его формы собственности и назначения. Сохранность кадровых документов очень важна для предприятий, ведь зачастую именно этими материалами в первую очередь интересуются проверяющие службы и утеря таких документов может понести за собой штрафные санкции, в размере установленном законодательством. Пенсионный фонд обеспечивает систему пенсионного страхования и для него очень важна информация о стаже каждого сотрудника. Непосредственно такая документация должна быть надежно и упорядочено сохранена, чтобы при необходимости можно было получить быстрый доступ к ней. Учитывая всю важность кадровой документации, специалисты компании «Юрпомощь Регион» разработали специальный механизм для хранения кадровых материалов. Каждый раздел оформлен соответствующие и описан. Прибегая к услугам нашей компании Вы получаете гарантию, что каждый документ будет обработан и упорядочен в соответствии с требованиями руководства и с правилами архивации, которые предусмотренные Законодательством. При необходимости или отсутствием архивного места компания «Юрпомощь Регион» готова оказать содействие для переноса всей документации в специальные архивы. 

Архивация документов при ликвидации предприятия

Также следует уделить внимание и вопросу об архивной обработке документации при закрытии или ликвидации компании. Ликвидация предприятия — это комплекс обязательных мероприятий, которые должно выполнить руководство компании или уполномоченное им лицо. В первую очередь — это прохождение многочисленных государственных структур, в том числе и архивной службы. При закрытии организации она обязана предоставить в архивное учреждение кадровые документы и сделать это в установленном порядке. Кадровая документация включает в себя: личные дела каждого сотрудника (карточки), все приказы и трудовые договора, счета и размеры окладов. Все эти документы группируются и передаются специальной службе. Эта процедура может занять уйму времени при неквалифицированной работе. Дело в том, что хранение документации для архивного пользования зачастую кардинально отличается от обычного хранения внутри компании для текущего делопроизводства. И по истечении определенного срока таких документов может быть такое количество, что не специалисту будет очень сложно обработать такой объем материалов. Архивная служба «Юрпомощь Регион» сделает работу по архивированию кадровой документации быстро и в установленном порядке.

Важным моментом работы является тот факт, что при обработке внутренней документации предприятия наши сотрудники соблюдают полную конфиденциальность данных. Сотрудники нашей компании умеют хранить коммерческую тайну и отвечают за это своей наработанной за годы отличной репутацией. Мы гарантируем сохранность и правильное хранение Ваших материалов. 

Услуги по уничтожению документов

Процесс уничтожения — это также немаловажная процедура, которая должна обеспечить полную конфиденциальность документов. Сам процесс, в основном, происходит путем вывоза сейфов-контейнеров из предприятия для дальнейшего уничтожения. Какие документы подлежат уничтожению. Помимо обязательной документации, срок хранения которой истек для уничтожения подлежат различного рода копии документов, черновики и рукописи бухгалтеров и руководителей. Обычно вышеперечисленные материалы просто выбрасываются в мусор, рискуя тем самым попасть в руки заинтересованных третьих лиц. Это можно избежать путем конфиденциального уничтожения. Сотрудники архива собирают документы в контейнер, ставят пломбы и отвозят для уничтожения, при этом гарантированно отсутствует утечка информации.

Читайте также:

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Вы можете задать интересующий Вас вопрос заполнив форму.